El Consejo General de Agentes Comerciales de España (CGAC) y la Fundación van a ayudar a todos los Colegiados de España a afrontar sin coste alguno la obligatoriedad de la Factura Electrónica a través del primer CRM diseñado por y para Agentes Comerciales.
El pasado 4 de marzo tuvo lugar en la sede del Colegio Oficial de Agentes Comerciales de Madrid la presentación de las novedades del CRM de los Agentes Comerciales de España, entre las que destacan el Módulo de Pedidos, para que puedas gestionar todos tus pedidos sin salir de tu CRM y la próxima incorporación de la Factura Electrónica para que puedas cumplir la próxima obligación de la legislación, vinculante para todos los autónomos. Y todo esto puede costarte 0 euros gracias al Kit Digital.
Sigue leyendo para descubrir todas las claves sobre la Factura Electrónica, cuándo va a ser obligatoria, para quién y qué debes hacer para cumplir la ley.
Cambios legales en la facturación para Agentes Comerciales
Ya seas Agente Comercial autónomo o tengas una empresa de representación, estás obligado a emitir tus facturas electrónicas a partir de 2026.
Aunque sean muy pocas las facturas que emitas al año a tus representadas, estas deben cumplir con la ley.
La obligación de la facturación electrónica está recogida en dos leyes:
- Ley Antifraude, impulsada por el Ministerio de Hacienda y que entra en vigor para los Agentes Comerciales en 2026
- Ley Crea y Crece, impulsada por el Ministerio de Economia y que todavía no tiene fecha de entrada en vigor, ya que depende de que se apruebe el reglamento. A partir de esta aprobación, se contarán 2 años para las empresas de menos de 8 Millones de € de facturación.
Desde el CGAC, mediante la plataforma Salescentral que desarrolla el CRM de los Agentes Comerciales de España, se trabaja para facilitar a los Agentes Comerciales Colegiados el cumplimiento de la normativa de facturación obligatoria.
¿Qué es una factura electrónica?
Es una réplica de la factura tradicional en papel y, por ende, tiene su misma validez legal, pero “se expide y recibe en formato electrónico”, según indica la propia Agencia Tributaria.
No se trata simplemente de crear un documento en formato PDF y enviarlo por correo electrónico. Su autenticidad e integridad deben estar garantizadas con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido o a través de medios de intercambio electrónico de datos (EDI) o comunicados previamente a Hacienda y validados por esta.
¿Cómo tiene que ser la factura electrónica?
La factura electrónica solo se podrá emitir, enviar y recibir electrónicamente en un formato estructurado que facilite su automatización. Tendrá que incluir un código QR y un hash (firma electrónica) para garantizar su trazabilidad e integridad.
¿Qué es el Reglamento de la Ley Antifraude?
Con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e incentivar el cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales, esta legislación regula fundamentalmente los procesos de gestión internos y los programas informáticos utilizados para facturar y llevar la contabilidad.
Específicamente, impide el uso de softwares de facturación que permitan la manipulación u ocultación de datos contables y establece la obligatoriedad de utilizar soluciones que impidan la manipulación de las facturas, permitan su trazabilidad y puedan enviar sus registros a la AEAT.
¿Quién está obligado a la Ley Antifraude?
Todas las empresas y autónomos deben contar con un software certificado de facturación que impida la manipulación de las facturas y tickets. Sin embargo, esta norma recoge algunas excepciones : no se aplicará a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), ni en algunos casos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, así como a ciertas operaciones excluidas de la obligación de facturar.
¿Cuándo entra en vigor el Reglamento de la Ley Antifraude?
La Ley antifraude lleva aprobada desde 2021 y la mayoría de medidas, por ejemplo las sanciones de hasta 50.000 euros a los negocios por tener programas de doble contabilidad entraron en vigor poco tiempo después.
Sin embargo, la obligación para las empresas de cambiar su software de facturación y cumplir con los nuevos requisitos –incluido la incorporación de Verifactu en los programas- estaba a expensas de la aprobación del reglamento de los programas de facturación.
La entrada en vigor de VERIFACTU dependía de la aprobación del reglamento que recoge los requisitos de los programas de facturación.
Finalmente, este reglamento de programas de facturación de la Ley antifraude se publicó en el BOE a través de la Orden HAC/1177/2024, del pasado 17 de octubre. Con la aprobación de esta norma, empiezan a correr los plazos para adaptarse a los nuevos certificados e incluir la opción de Verifactu en los programas de facturación. Estos plazos serán los siguientes:
- A partir de julio de 2025: Las empresas que se dedican a producir o distribuir programas de facturación sólo podrán vender softwares homologados según los nuevos requisitos de la Ley antifraude.
- A partir del 1 de enero de 2026: Todas las empresas (sociedades) deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude.
- A partir del 1 de julio de 2026: El resto, es decir los autónomos persona física, deberán haber cambiado sus softwares y contar con programas de facturación que cumplan los requisitos de la Ley antifraude
¿Qué necesito para cumplir con la Ley Antifraude?
Una vez en vigor, debes contar con un software certificado por la Agencia Tributaria que incluya un código QR en las facturas, garantice su trazabilidad y pueda comunicarlas a la AEAT (VeriFactu). Dado que este nuevo proceso de facturación implicará cambios importantes en tu operativa diaria y a nivel contable, es importante que comiences a prepararte con antelación.
¿Qué es VeriFactu?
El sistema VeriFactu es una iniciativa de la Administración Tributaria en el marco de la Ley Antifraude para aumentar la eficiencia, el control y la transparencia en la gestión tributaria, facilitando a las empresas y profesionales el cumplimiento de sus obligaciones fiscales de manera automatizada.
Básicamente, permite el envío digital, seguro y en tiempo real de los registros de facturación que generan los sistemas informáticos directamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta forma garantiza la calidad de la facturación y automatiza la comunicación de los datos contables para agilizar el funcionamiento de los negocios y aligerar su carga administrativa.
¿Qué requisitos introduce VeriFactu?
VeriFactu prevé el uso de estándares de facturación electrónica y protocolos de comunicación para garantizar un envío eficiente y seguro de los registros de las facturas a la AEAT. Estos deben cumplir las condiciones de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
Por cada factura emitida se generará un registro y estas se encadenarán para facilitar su comprobación y certificar que sus datos no han sido alterados después de la presentación.
¿A quién afecta VeriFactu?
Verifactu afecta a todos los empresarios y profesionales en España que estén obligados a expedir facturas, una oportunidad para automatizar su gestión y eliminar el papeleo físico.
No obstante, existen algunas excepciones. En los territorios forales coexistirá con los sistemas propios (TicketBai) y tampoco atañe a las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Se permite la modificación de facturas una vez enviadas a la AEAT?
No, una vez enviadas las facturas a la AEAT no se permite la modificación o eliminación de las facturas definitivas.
¿Cómo se tratarán los errores humanos a la hora de facturar?
Debemos de tener claro que las normas de facturación no cambian, por lo que, si alguien está configurando una factura, haciendo un borrador de factura, todos los errores que se produzcan están al margen de lo que es la facturación misma, de modo que solo una vez que se ha facturado ese documento no se puede modificar.
En el caso de que hayamos facturado y hayamos cometido un error humano, se deberá hacer una factura rectificativa de la anterior, que tiene una entrada más en el registro y que deberá ser comunicada también a la AEAT. Sigue el mismo criterio que aplicamos ahora en los libros registro.
¿El sistema Verifactu también afectará a las operaciones internacionales, como por ejemplo al comercio electrónico?
La obligación afecta a estas operaciones también, ya que debemos tener en cuenta que esta normativa afecta a todos los contribuyentes sujetos tanto al IRPF como al Impuesto de Sociedades, entonces en la medida en el que estos contribuyentes realicen operaciones de esta naturaleza también tienen que incluir estas facturas en sus listados de facturas y en sus procesos de facturación ordinaria, no hay ninguna especialidad.
Cualquiera que sea el régimen de IVA bien sea una factura exenta, de exportación o bien de un contribuyente que no tenga una obligación por IVA, sino que solo esté obligado solo por IRPF a presentar sus declaraciones, todos esos registros de facturas o documentos análogos a la factura tienen están incluidas en el proyecto, y deben enviarse a la AEAT, por lo tanto, las facturas internacionales también.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
Bajo el marco de la Ley Crea y Crece, todas las empresas y profesionales localizados en territorio español tienen la obligación de utilizar la factura electrónica. Por tanto, si tienes tu negocio en España, tendrás que realizar los cambios necesarios para aplicar este nuevo procedimiento de facturación.
¿Cuándo tengo que adaptarme a la Ley Crea y Crece?
La normativa se aprobó en septiembre de 2022, pero todavía no se ha publicado el reglamento de desarrollo, por lo que no se puede concretar una fecha.
Cuando se apruebe, las empresas que facturen más de 8M€ tendrán un año para implementar sus requisitos. En cambio, si tienes un pequeño negocio o trabajas como autónomo, tendrás un poco más de tiempo: dos años.
¿Qué necesito para cumplir con la Ley Crea y Crece?
Una vez en vigor y pasado el tiempo reglamentario para su ejecución, tendrás la obligación de:
- Emitir y procesar facturas en formato electrónico estandarizado
- Informar sobre los estados de la factura
Para ello, necesitarás contar con un software certificado que te permita emitir dichas facturas, así como con una plataforma online de servicios de facturación interconectadas. Como todo eso implica adaptar tus procesos de trabajo interno, es importante que comiences a formarte en la nueva operativa lo antes posible.